Close

Helder communiceren in 7 tips.

Wollig taalgebruik, om de hete brij heen draaien, ingewikkelde of vage woorden, niet tot de kern komen, lange zinnen. Het helpt allemaal niet om je boodschap over te brengen, om helder te communiceren.

Waarom doen we dat? Er zijn meerdere redenen.

  • Iemand voelt weerstand en vindt niet de juiste woorden om dit aan te geven.
  • Het kan een cultuur zijn in een bepaalde omgeving om moeilijke woorden en lange zinnen te gebruiken.
  • Iemand durft de confrontatie niet aan.
  • Door moeilijke woorden te gebruiken denkt men slimmer over te komen.
  • Je wilt beleefd zijn.
  • Sommige mensen zijn gewoon uitgebreid in hun spraak en hebben dit zelf niet door.
  • Je hebt een imago dat je graag in stand wilt houden.

Mogelijk herken je bij jezelf het gevoel dat je het ergens niet mee eens bent of dat je iets niet begrijpt maar je durft het niet te uiten. Bij een collega of leidinggevende, in een familierelatie; voor de goede sfeer zeg je wat je eigenlijk zeggen wil maar niet of draai je er om heen.

Andere voorbeelden die je waarschijnlijk wel zult herkennen:

  • Brieven geschreven door b.v. overheidsinstanties laten onnodig moeilijke woorden en lange zinnen zien. Veel burgers begrijpen deze brieven niet.
  • Vaak bewust, soms zelfs op getraind, kiezen politici voor zinnen waarmee op bepaalde vragen geen antwoord komt.
  • Advocaten kunnen er ook wat van. Dit kan te maken hebben met het in stand houden van hun spreekcultuur. Daarnaast worden wetteksten gebruikt en deze zijn voor veel mensen niet eenvoudig.

Het effect van dit alles is dat de boodschap niet of maar deels bij de ontvanger binnen komt. Vervolgens stelt niemand de checkvraag om te achterhalen of de gesprekspartners nog op één lijn zitten. Mogelijk wordt aangegeven dat alles duidelijk is en blijkt naderhand dat dit niet het geval is. Het gevolg kan zijn onbegrip, irritatie, frustratie. Dit terwijl beide gesprekspartners positieve bedoelingen hebben.

Wat maakt dat een boodschap niet helder is?

  • Het kunnen woorden zijn die de boodschap ontkrachten: misschien, wellicht, in zekere zin, schijnbaar, eventueel, eigenlijk. Maar denk ook aan verkleinwoorden.
  • Indirecte vragen zoals ‘Vind je dat een verstandig plan’ betekent waarschijnlijk ‘Ik vind je plan onverstandig’. Of ‘Zei jij niet altijd dat ik minder bot moet zijn?’ betekent waarschijnlijk ‘Ik vind jou bot’.
  • Het gebruik van lange zinnen, bijzinnen en vakjargon.
  • Indirecte wilsuitingen zoals ‘Hadden we niet afgesproken dat alleen de agendapunten besproken zouden worden?’ maar zeg: ‘De afspraak is dat we alleen de agendapunten bespreken. Ik wil dat we ons aan deze afspraak houden’.

Hoe helder te communiceren in 7 tips

  1. Eerst denken, dan spreken. Als jij wat je in gedachten hebt wilt verwoorden is dit voor jou heel logisch. Het zijn ten slotte jouw gedachtes. Maar je gesprekspartner heeft geen idee wat in jouw hoofd speelt. Neem de tijd om zinnen te formuleren en spreek ze dan pas uit. Vergelijk het eens met het inspreken van een voicemailbericht. Terwijl we de voicemailmelding afluisteren formuleren we in ons hoofd welk bericht we willen inspreken. Je krijgt dus de tijd waardoor een helder geformuleerd bericht tot stand komt.
  2. Maak je zinnen niet langer dan circa 15 woorden. Gebruik alleen hoofdzinnen en zet een punt achter een zin. Dit doe je door je stem aan het eind van de zin te laten zakken.
  3. Spreek niet te lang en niet te veel. Je gesprekspartner verliest interesse en luistert dan nog maar half. Dit is vooral lastig als het onderwerp je na aan het hart ligt.
  4. Voorkom vakjargon en afkortingen. Dit kan uiteraard wel als je een gesprek voert met iemand die dit jargon en deze afkortingen kent. Maar doe dit niet buiten deze kring van mensen.
  5. Een boodschap hoeft niet 2 of 3 keer uitgelegd te worden. Meestal is 1 keer uitleggen voldoende. Je kunt vragen of het duidelijk is en dan hoor van zelf of dit niet zo is.
  6. Spreek je behoeftes uit, zeg wat je wilt en nodig hebt.

Nummer 7, last but not least: toon een beetje lef maar met respect voor elkaar. Voor sommige mensen is het krachtig formuleren van behoeftes en meningen lastig. Men is vaak bang voor de reactie van de ander. Maar geloof me, als jij zegt wat je voelt, uitspreekt wat je nodig hebt komt dit absoluut ten goede aan je relatie. Zowel privé als op het werk.

Wil jij meer weten over wat ik voor jou of je team kan betekenen? Zoek jij een training om een kei in communicatie te worden? Of heb je graag 1 op 1 begeleiding? Vul dan onderstaand contactformulier in.

Meer weten of een afspraak maken? Neem contact met mij op!

Contact

Lees meer over wat ik voor jou of jouw bedrijf kan betekenen.